Spielbereit › Ratgeber › Führungszeugnis

Erweitertes Führungszeugnis im Verein – was ihr dokumentieren müsst, und was nicht

Stand November 2026 · Lesezeit 6 Minuten · für Jugendleitungen und Vorstände

Fast jeder Jugendleiter kennt die Frage aus der Vorstandssitzung: „Sind wir bei den Führungszeugnissen sauber?“ Die ehrliche Antwort lautet oft: „Ich glaube schon.“ Dieser Ratgeber erklärt, was das Gesetz vom Verein verlangt, was ihr speichern dürft – und warum eine Kopie im Ordner genau das Falsche ist.

Worum es geht

§ 72a SGB VIII soll verhindern, dass Personen, die wegen bestimmter Straftaten (vor allem gegen die sexuelle Selbstbestimmung) verurteilt wurden, Kinder und Jugendliche betreuen. Für Jugendämter ist das Pflicht. Für Sportvereine gilt: Verpflichtet seid ihr, sobald euer Verein eine Vereinbarung nach § 72a Abs. 4 SGB VIII mit dem Jugendamt geschlossen hat – viele Landkreise bieten diese an. Ohne Vereinbarung ist die Einsichtnahme keine gesetzliche Pflicht, aber Standard in jedem Schutzkonzept, Voraussetzung für viele Förderungen und das, was Eltern heute erwarten.

Wer muss ein Zeugnis vorlegen?

Alle, die regelmäßig Kinder und Jugendliche betreuen, beaufsichtigen, ausbilden oder vergleichbaren Kontakt haben – also Trainerinnen und Trainer, Betreuer, Jugendleitung, oft auch Fahrer bei Auswärtsfahrten und Helfer im Zeltlager. Die Vorlagepflicht beginnt in der Regel mit 14 Jahren, betrifft also auch jugendliche Co-Trainer. Wer nur gelegentlich hilft, etwa am Kuchenstand, braucht keines. Der Maßstab sind Art, Intensität und Dauer des Kontakts – schreibt in euer Schutzkonzept, welche Funktionen bei euch betroffen sind.

Was ihr dokumentieren dürft – und was nicht

Hier liegt der häufigste Fehler. Das Gesetz (§ 72a Abs. 5 SGB VIII) erlaubt dem Verein nur drei Angaben zu speichern:

dass Einsicht in ein erweitertes Führungszeugnis genommen wurde,
das Datum des Führungszeugnisses,
ob die Person wegen einer der in § 72a genannten Straftaten rechtskräftig verurteilt ist.

Eine Kopie des Zeugnisses darf der Verein nicht anfertigen und nicht aufbewahren. Das Zeugnis wird vorgelegt, eingesehen und zurückgegeben. Wer Kopien im Ordner oder als Scan auf dem Vereinslaptop hat, verstößt gegen das Gesetz, das eigentlich schützen soll. Nach Ende der Tätigkeit sind die Daten unverzüglich zu löschen – gängige Empfehlung: spätestens drei Monate danach.

Fristen, die ihr im Blick haben müsst

Bei Vorlage nicht älter als drei Monate. Ein Zeugnis vom letzten Jahr nützt nichts.
Wiedervorlage spätestens alle fünf Jahre. Viele Jugendämter empfehlen kürzere Intervalle; legt euer Intervall im Schutzkonzept fest.
Vor Beginn der Tätigkeit. Nicht „irgendwann in der ersten Saison“.

Kostenlos für Ehrenamtliche

Für ehrenamtlich Tätige ist das erweiterte Führungszeugnis gebührenfrei, wenn der Verein schriftlich bestätigt, dass es für eine ehrenamtliche Tätigkeit in der Kinder- und Jugendarbeit benötigt wird. Diese Bescheinigung nimmt der Trainer mit zum Einwohnermeldeamt oder nutzt das Online-Portal des Bundesamts für Justiz. Eine fehlende Bescheinigung ist der häufigste Grund, warum Trainer das Thema aufschieben – gebt sie also gleich mit.

Checkliste für die Jugendleitung

Liste der Funktionen, die ein Zeugnis brauchen, ins Schutzkonzept schreiben.
Jedem neuen Trainer die Bescheinigung zur Gebührenbefreiung mitgeben.
Einsichtnahme durch eine benannte Person (z. B. Jugendleitung), Datum und Ergebnis vermerken – mehr nicht.
Wiedervorlage-Datum festhalten und rechtzeitig erinnern.
Bei Austritt: Eintrag löschen.
Einmal im Jahr dem Vorstand berichten: so viele aktiv, so viele dokumentiert, so viele fällig.

So macht es Spielbereit

Spielbereit speichert genau die drei erlaubten Angaben je Trainer – keine Kopie, kein Scan. Die Ampel zeigt, wer dokumentiert ist, wer bald fällig wird und wer fehlt; montags geht eine Fristen-Mail an die Jugendleitung, ohne Klarnamen. Die Bescheinigung für die Gebührenbefreiung druckt ihr im Vereinslook aus der App. Und der Prüfbericht für Jugendamt oder Vorstandssitzung entsteht aus dem aktuellen Stand – nicht aus einer Excel, die jemand nachpflegen muss.

Dieser Ratgeber ist eine praktische Orientierung aus der Vereinsarbeit, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Gesetzestext, Richtlinien und die Auskunft eurer zuständigen Stelle (Jugendamt, Landratsamt, Verband). Hinweise auf Fehler gern an info@spielbereit.app.

Weitere Ratgeber: Vereinspauschale Bayern · Fotoeinwilligung für Kinder